Frivilligportalen
Nemt og overskueligt
Når en frivillig benytter vores medhjælperdatabase, skal det være nemt, overskueligt og simpelt. Der vil derfor kun være de muligheder tilgængeligt, som den frivillige har brug for. Der kan dog være et endnu større arbejde gemt bag et nemt og overskueligt ydre. Vi har den rigtige erfaring og viden til, at kunne klare denne opgave. Du har mulighed for at vælge mellem en lang række features i vores databasesystem. Du kan læse meget mere om disse features på denne side.
Frivilligdatabase
Denne feature giver dig et overblik over de frivillige, der har oprettet en bruger i databasen, samt deres præferencer og informationer. Du har mere eller mindre selv mulighed for at bestemme, hvilke informationer du vil se på den frivillige, ud fra de informationer du har bedt om ved tilmeldingen. Det kan f.eks. være: Er en frivillig opdateret i systemet, navn og alder, kontaktinformation, hvis de frivillige skal betale for at være medlem af en forening, om de har betalt, hvornår de er tilføjet og meget mere.
Ud fra hver frivillig har du en række muligheder, du kan vælge at få vist, der gør det let og overskueligt for dig at være administrator i systemet. Mulighederne inkluderer blandt andet:
Flyt til område
En nem og hurtig måde at rykke en frivillig rundt blandt dine områder, eller blot fra hovedpuljen og ud i dine områder.
Rediger i informationer
Nogle gange går tilmeldingen lidt hurtigt og der kan derfor være behov for at rette i personens informationer.
Opret note
Her kan du oprette en note på en person, som kun de andre ledere kan se. Det kan være du har talt med personen og denne har nogle specifikke ønsker eller lign.
Vis noter
Skriv en e-mail direkte til personen
Udsend nyt kodeord
Port-adgange
Hvis du benytter en RFID Chip i armbåndet, kan denne funktion benyttes.
Giv produkter fra webshoppen
Tildel armbånd
Spær personen
Er en person udeblevet fra deres vagt? Hvis du benytter RFID chip, kan du sørge for de ikke kan komme igennem portene, hvis du benytter vores scanningssystem.
Slet personen
Akkrediteringer
Når du afholder et event, er det vigtigt at partnere, musikere og andre interessenter hurtigt og nemt får adgang til dit event. Vi har derfor udviklet, i vores database, et system der gør det nemt og overskueligt for jeres interessenter at blive hurtigt tilføjet, samt kunne blive checket hurtigt ind.
På gæstelisten bestemmer du selv, hvor mange informationer du skal bruge på dine gæster. Alle gæsterne skal oplyse en email, der bliver brugt til et check-in brev, på samme måde som hos de frivillige. Det scannes i indgangen, så gæsterne hurtigt får adgang til dit event.
Det er vigtigt, at managers og kunstnere har en god oplevelse, helt fra start af. Det ved vi betyder meget for mange af vores kunder. Vi har derfor en special-feature i systemet, der gør det muligt at skrive kunstnere ind. Her kan der inkluderes, hvor mange artister, gæster, biler samt hvornår de skal komme, hvilket gør det let for check-in personalet, samt for manageren/kunstneren. De vil her modtage en email med check-in informationerne, så der er klare linjer hele vejen igennem.
Områder
Vores feature ”Områder” er et vigtigt element i vores database. Det er den måde vi, igennem sparring og udvikling, med vores festivalkunder, har valgt at bygge vores system op.
For hvert område, team eller hold, har du mulighed for at sætte frivillige på. Der kan også tilknyttes en eller flere ledere til en eller flere af kategorierne. Hvis det ikke er nødvendigt at have et team i områderne, kan det også nemt vælges fra.
Du kan helt selv vælge, hvor mange der maksimalt må være i et område, team eller på et hold, så du hele tiden har styr på, hvor mange frivillige I har.
I vores områder er opbygningen, lidt forsimpelt, lavet således:
Ud fra hvert område, team eller hold har du følgende muligheder:
- Vis områdets teams/hold i en fold ud menu
- Gå til team/hold
- Rediger team/hold
- Opret nyt team/hold under kategorien
- Send email til alle i team/hold
- Giv specielle adgange (fungerer med RFID chip i armbåndet)
- Slet team/hold
- Flyt team/hold
- Oprette en frivillig direkte
- Flytte en frivillig fra den ”store pulje” direkte ind på et team
- Lave vagtplaner, som de frivillige kan se
- Send en mail til alle frivillige
- Redigere holdet
Brugerniveauer
Det kan ofte være vanskeligt, at skulle sidde med hele overblikket og ansvaret selv. Her kan de forskellige brugerniveauer, som databasen tilbyder, være en rigtig god hjælpende hånd. Det er muligt at tildele dine frivillige forskellige roller, der alle sammen kan noget forskelligt. Nogle har måske behov for, at kunne se bestillingsoversigten fra webshoppen, hvorimod andre måske kun har behov for at kunne se et specifikt hold, med de funktioner der følger med der. Uanset hvad kan du inddele roller/brugertyper, og selv tildele en person den rolle der giver den nødvendige adgang.
Dokumenter mm.
Denne feature er en videreudviklet version af Q & A siden. Herinde har du mulighed for at lægge links, videoer, pdf-filer og meget mere op. Det kan være en fordel, da du f.eks. kan uploade en frivillig-håndbog, forklaringsvideoer, eller noget helt tredje. Dette kan besvare nogle af de spørgsmål, som dine frivillige måske sidder med.
Emails
Mange organisationer, både de små og de større, har behov for at sende emails ud til deres frivillige. Dette gælder, hvad enten det er på det helt store generelle plan, på områdeniveau, på holdniveau, på lederniveau, eller helt ned til en enkelt person. Dette kan alt sammen kan klares i databasen, på forskellige niveauer.
Du har mulighed for at oprette standard emails, som ledere nemt kan sende ud til frivillige. Det kan f.eks. være en ”velkommen ombord, her er hvad du skal vide” email. På den måde kan du sørge for, at alle modtager den samme, korrekte information.
Du kan sende emails til et helt område, team eller hold ad gangen.
Du har også mulighed for at sende en email til enten alle du har i systemet, eller til alle der er tilknyttet et hold.